Om personvern

Personvernerklæring – Sortland kulturskole

1. DATABEHANDLINGENS FORMÅL
Sortland kulturskole skal gi kommunens innbyggere et kulturskoletilbud i h.h.t. Opplæringslovens §13-6. Databehandlingen skal også sikre korrekt fakturering av tjenestene.
Personopplysningene samles ikke inn til annet formål enn kulturskolens egen virksomhet, og deles ikke med tredjepart uten særskilt samtykke (se pkt. 7 - om tredjepart). 'Blindkopi' er standard ved masseutsendelser av epost fra kulturskolen, slik at de som får melding ikke ser andre mottakere i adressefeltet.

2. PERSONOPPLYSNINGER SOM BEHANDLES
SØKERE/ ELEVER: Foruten navn, innhentes opplysninger som benyttes til offentlig statistikk (GSI): fødselsdato og kjønn, men i disse statistikkene identifiseres ikke elever på personnivå. Alder er forøvrig også viktig for å kunne vurdere hvilket tilbud som kan passe best for søkeren.
Kulturskolen er avhengig av å vite grunnskoleskoletilhørighet/klasse fordi opplæringsloven legger opp til samarbeid med grunnskolen. Manglende - eller uriktige - opplysninger om skoletilhørighet vil medføre et dårligere kulturskoletilbud, i tillegg til at det blir vanskeligere å nå fram til eleven med hastebeskjeder.
FORESATTE: I tillegg til at man skal kunne ha et skole-heim samarbeid, skal foresatte også faktureres for tjenestene elevene mottar. Vi ber derfor om personnummer (11 siffer), i tillegg til vanlige kontaktdata som adresse, telefon og epost. Personnummer er ikke sensitiv informasjon, men mange oppfatter det slik. Derfor er personnummeret bare synlig for ansatte som har admin-rettigheter i systemet og/eller som har merkantile funksjoner - til sammen tre personer.
ANSATTE registreres med navn, adresse, telefonnummer etc. I tillegg til (kan) registreres tilsettingsopplysninger som stillingsstørrelse, –innhold og lønnsforhold. Tilsettingsopplysninger er synlig for brukere med admin-rettigheter.
KONTAKTPERSONER kan være kontaktpersoner i grunnskolen eller i foreninger som kjøper tjenester fra kulturskolen. Utenom navn, samles det ikke inn personlige kontaktdata for kontaktpersoner i offentlige stillinger. For andre kontaktpersoner registreres navn og ev. funksjon i foreningen (leder, kasserer e.a.). Privat adresse og annen kontaktinformasjon kan også registreres, dersom det er disse som foreningen selv benytter/opplyser om.

3. SENSITIV INFORMASJON
Kulturskolen innhenter ikke sensitiv informasjon, men det hender søkere gir slik informasjon uoppfordret. Slike opplysninger gis når søkerne anser dette som viktig informasjon som kan ha betydning for behandlingen. Dette kan være opplysninger om ulike handikapp o.a. Sortland kulturskoles system for databehandling tilfredsstiller vilkårene for behandling av sensitiv informasjon.
Sensitiv informasjon som ikke anses relevant, slettes umiddelbart. Relevant informasjon lagres i tekstfelt som bare er synlig for ansatte med admin-rettigheter. Lærer blir informert dersom dette er nødvendig.

4. FOTO m.m.
En elevplass i kulturskolen medfører i tillegg til undervisning gjerne også offentlige framførelser/utstillinger. I disse sammenhengene må man forvente å bli fotografert, eller at det blir gjort video- eller lydopptak. Dette kan bli utført av presse, ansatte i kulturskolen/kulturfabrikken eller av andre foresatte. Store deler av kulturskolens virksomhet er derfor uforenlig med fotoforbud. Snakk med kulturskolen dersom dette er vanskelig.
Dersom det skulle være aktuelt - f.eks. i profileringsarbeid - å benytte bilder o.a. av enkeltelev(er), ber kulturskolen selvsagt om skriftlig samtykke til dette på forhånd.

5. SAMTYKKE
Sortland kommune er forpliktet til å gi et kulturskoletilbud (lovfestet), men det er ingen individuell rettighet. Derfor er det frivillig om man vil benytte tilbudet eller ikke, og det er følgelig også frivillig å gi fra seg de opplysningene kulturskolen ber om. Å ikke gi disse opplysningene, betyr at en søknad om elevplass ikke kan behandles.
Etter personvernlovgivningen (GDPR) har man rett til å trekke seg fra ethvert samtykke, men konsekvensen kan bli at en søknad ikke kan behandles, eller at tjenesten ikke kan fortsette.

6. SLETTING OG ARKIVERING AV PERSONOPPLYSNINGENE
Det er ikke mulig å slette registreringer, og all registrering arkiveres. På oppfordring kan personopplysninger anonymiseres, dvs. at det ikke går an å knytte informasjon opp til en person ut fra f.eks. registreringer i timeplaner. Slik anonymisering kan ikke skje før alle forhold omkring tjenesten er foreldet, normalt tidligst etter tre år.
Anonymisering betyr at kulturskolen ikke vil være i stand til å utstede en ev. bekreftelse (attest) på deltakelse.

7. OM TREDJEPART
Sortland kulturskole utleverer ikke personopplysninger til tredjepart uten å ha innhentet tillatelse til dette. Behovet kan komme dersom elever deltar i prosjekter i regi av f.eks. en annen kulturskole, eller når grupper i kulturskolen drar på turer.
Det vanligste er at det er egen påmelding (nytt samtykke) til slike prosjekter.
Man kan forvente å måtte oppgi navn, disiplin (instrument e.a.), og foresattes navn og kontaktdata. Hvor utfyllende slike opplysninger skal være, vil gjerne være avhengig av art og varighet på prosjektet. I mange slike tilfeller blir man bedt om – eller det kan være lurt uoppfordret – å gi opplysninger som regnes som sensitive. Mat-allergi er et typisk eksempel på dette.
Ved deltakelse i felles prosjekter (sammen med tredjepart) kan ofte navn, disiplin, og gjerne også alder bli benyttet. Et eksempel på dette er en samarbeidskonsert eller –forestilling, og disse opplysningene benyttes gjerne i et konsertprogram. Jf. også pkt 4.

8. RETTIGHETER
Etter personvernlovgivningen har man rett til innsyn i opplysningene som er registrert, og man har rett til å kunne ta disse ‘med seg’ (dataportabilitet). I kulturskolen registrerer søkerne bare egne personopplysninger, så dette behovet bør ikke være til stede. Men man har også rett til å kontrollere at opplysningene til en hver tid er korrekte. Dette har man mulighet for (og oppfordres til) å kontrollere/endre gjennom egen pålogging til Speedadmin. Kulturskolen oppdaterer selv opplysningene dersom det oppdages feil.

9. OPPYSNINGENES SIKKERHET
Gjennom egen opplæring og rutiner skal kulturskolen sikre at opplysningene er sikre. Datasikkerheten ivaretas gjennom en databehandleravtale med Speedware, som leverer Speedadmin – vårt databehandligsverktøy. Dataene i Speedadmin er krypterte, man har begrenset adgang (rettighetsgrupper) og all trafikk logges.

10. PROTOKOLL m.m.
Kulturskolen har utarbeidet pålagt protokoll for registreringen, vurderinger av ev. risiko, og vurdert behovet for ytterligere sikkerhetsvurdering, såkalt DPIA.

Det foretas ingen automatiske avgjørelser i kulturskolen

Se også Sortland kommunes personvernerklæring.

Man kan lese mer om personvern og GDPR på www.datatilsynet.no